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Event Storming with Specifications by Example

Event Storming is a technique defined and refined by Alberto Brandolini (@ziobrando). I fully agree the statement about this method, Event Storming is for now “The smartest approach to collaboration beyond silo boundaries”

I don’t want to explain what Event Storming is, the concept is present in the IT world for a few years already and there are a lot of articles or videos explaining the basics. What I want to emphasize is WHY do we need to learn and apply this technique:

The knowledge of the product experts may differ from the assumption of the developers
KanDDDinsky 2018 – Kenny Baas-Schwegler

On the 18-19.10.2018 I had the opportunity to not only hear a great talk about Event Storming but also to be part of a 2 hours long hands-on session, all this powered by Kandddinsky (for me the best conference I visited this year) and by @kenny_baas (and @use case driven and @brunoboucard). In the last few years I participated on a few Event Storming sessions, mostly on community events, twice at cleverbridge but this time it was different. Maybe ES is like Unit Testing, you have to exercise and reflect about what went well and what must be improved. Anyway this time I learned and observed a few rules and principles new for me and their effects on the outcome. This is what I want to share here.

  1. You need a facilitator.
    Both ES sessions I was part at cleverbridge have ended with frustration. All participants were willing to try it out but we had nobody to keep the chaos under control. Because as Kenny said “There will be chaos, this is guaranteed.” But this is OK, we – devs, product owners, sales people, etc. – have to learn fast to understand each other without learning the job of the “other party” or writing a glossary (I tried that already and didn’t helped 😐 ). Also we need somebody being able to feel and steer the dynamics in the room.


    The tweets were written during a discussion about who could be a good facilitator. You can read the whole thread on Twitter if you like. Another good article summarizing the first impressions of @mathiasverraes as facilitator is this one.

  2. Explain AND visualize the rules beforehand.
    I skip for now the basics like the necessity of a very long free wall and that the events should visualize the business process evolving in time.
    This are the additional rules I learned in the hands-on session:

      1. no dev-talk! The developer is per se a species able to transform EVERYTHING in patterns and techniques and tables and columns and this ability is not helpful if one wants to know if we can solve a problem together. By using dev-speech the discussion will be driven to the technical “solvability” based on the current technical constraints like architecture. With ES we want to create or deepen our ubiquitous language , and this surely not includes the word “Message Bus”  😉
      2. Every discussion should happen on the board. There will be a lot of discussions and we tend to talk a lot about opinions and feelings. This won’t happen if we keep discussing about the business processes and events which are visualized in front of us – on the board.
      3. No discussions regarding persons not in the room. Discussing about what we think other people would mind are not productive and cannot lead to real results. Do not waste time with it, time is too short anyway.
      4. Open questions occurring during the storming should not be discussed (see the point above) but marked prominently with a red sticky. Do not waste time
      5. Do not discuss about everything, look for the money! The most important goal is to generate benefit and not to create the most beautiful design!

Tips for the Storming:

  • “one person, one sharpie, one set of stickies”: everybody has important things to say, nobody should stay away from the board and the discussions.
  • start with describing the business process, business rules, eventual consistent business decisions aka policies, other constraints you – or the product owner whom the business “belongs” – would like to model, and write the most important information somewhere visible for everybody.
  • explain how ES works: every business relevant event should be placed on a time line and should be formulated in the past tense. Business relevant is everything somebody (Kibana is not a person, sorry 😉 ) would like know about.
  • explain the rules and the legend (you need a color legend to be able to read the results later).
  • give the participants time (we had 15 minutes) to write every business event they think it is important to know about on orange stickies. Also write the business rules (the wide dark red ones) and the product decisions (the wide pink ones) on stickies and put them there where they are applied. The rules before the event, the policies after one event happened.
  • start putting the stickies on the wall, throw away the duplicates, discuss and maybe reformulate the rest. After you are done try to tell the story based on what you can read on the wand. After this read the stickies from the end to the start. With these methods you should be able to discover if you have gaps or used wrong assumptions by modelling the process you wanted to describe.
  • mark known processes (like “manual process”) with the same stickies as the policies and do not waste time discussing it further.
  • start to discuss the open questions. Almost always there are different ways to answer this questions and if you cannot decide in a few seconds than postpone it. But as default: decide to create the event and measure how often happens so that later on you can make the right decision!
    Event Storming – measure now, decide later


    Another good article for this topic is this one from @thinkb4coding

At this point we could have continued with the process to find aggregates and bounded contexts but we didn’t. Instead we switched the methodology to Specifications by Example – in my opinion a really good idea!

Specifications
Event Storming enhanced with Specifications by Example

We prioritized the rules and policies and for the most important ones we defined examples – just like we are doing it if we discuss a feature and try to find the algorithm.

Example: in our ticket reservation business we had a rule saying “no overbooking, one ticket per seat”. In order to find the algorithm we defined different examples:

  • 4 tickets should be reserved and there are 5 tickets left
  • 4 tickets should be reserved and there are 3 tickets left
  • 4 tickets should be reserved and all tickets are already reserved.

With this last step we can verify if our ideas and assumptions will work out and we can gain even more insights about the business rules and business policies we defined – and all this not as developer writing if-else blocks but together with the other stake holders. At the same time the non-techie people would understand in the future what impact these rules and decisions have on the product we build together. The side-effect having the specifications already defined is also a great benefit as these are the acceptance tests which will be built by the developer and read and used by the product owner.

More about the example and the results can you read on the blog of Kenny Baas-Schwegler.

I hope I covered everything and have succeeded to reproduce the most important learning of the 2 days ( I tend to oversee things thinking “it is obvious”). If not: feel free to ask, I will be happy to answer 🙂

Happy Storming!

Update: we had our first event storming and it was good!

Unfortunately we didn’t get to define the examples (not enough time). Most of the rules described above were accepted really well (explain the rules, create a legend for the stickies, flag everything out of scope as Open Question). Where I as facilitator need more training is by keeping the discussion ON the board and not beside. I have also a few new takeaways:

  • the PO describes his feature and gives answers, but he doesn’t write stickies. The main goal ist to share his vision. This means, he should test us if we understood the same vision. As bonus he should complete his understanding of the feature trough the questions which appear during the storming.
  • one color means one action/meaning. We had policies and processes on the same red stickies and this was misleading.
  • if you have a really complex domain
    (like e-commerce for SaaS products in our case) or really complex features start with one happy path example. Define this example and create the event “stream” with this example. At the end you should still add the other, not so happy-path examples.

Kollegen-Bashing – Überraschung, es hilft nicht!

Bei allen Konferenzen, die meinen Kollegen und ich besuchen, poppt früher oder später das Thema Team-Kultur auf, als Grund von vielen/allen Problemen. Wenn wir erzählen, wie wir arbeiten, landen wir unausweichlich bei der Aussage “eine selbstorganisierte crossfunktionale Organisation ohne einen Chef, der DAS Sagen hat, ist naiv und nicht realistisch“. “Ihr habt irgendwo sicher einen Chef, ihr wisst es nur nicht!” war eine der abgefahrensten Antworten, die wir unlängst gehört haben, nur weil der Gesprächspartner nicht in der Lage war, dieses Bild zu verarbeiten: 5 Selbstorganisierte Teams, ohne Chefs, ohne CTO, ohne Projektmanager, ohne irgendwelche von außen eingekippte Regeln und Anforderungen, ohne Deadlines denen wir widerspruchslos unterliegen würden. Dafür aber mit selbst auferlegten Deadlines, mit Budgets, mit Freiheiten und Verantwortung gleichermaßen.

Ich spreche jetzt hier nicht vom Gesetz und von der Papierform: natürlich haben wir in der Firma einen CTO, einen Head of Development, einen CFO, sie entscheiden nur nicht wann, was und wie wir etwas tun. Sie definieren die Rahmen, in der die Geschäftsleitung in das Produkt/Vorhaben investiert, aber den Rest tun wir: POs und Scrum Master und Entwickler, gemeinsam.

Wir arbeiten seit mehr als einem Jahr in dieser Konstellation und wir können noch 6 Monate Vorlaufzeit dazurechnen, bis wir in der Lage waren, dieses Projekt auf Basis von Conways-Law zu starten.

“Organizations which design systems […] are constrained to produce designs which are copies of the communication structures of these organizations.” [Wikipedia]

In Umkehrschluss (und freie Übersetzung) heißt das “wie deine Organisation ist, so wird auch dein Produkt, dein Code strukturiert sein”. Wir haben also an unserer Organisation gearbeitet. Das Ziel war, ein verantwortungsvolles Team aufzubauen, das frei zum Träumen ist, um ein neues, großartiges Produkt zu bauen, ohne auferlegten Fesseln.

Wir haben jetzt dieses Team, wir leben jetzt diesen Traum – der natürlich auch Schatten hat, das Leben ist schließlich kein Ponyhof :). Der Unterschied ist: es sind unsere Probleme und wir drücken uns nicht davor, wir lösen sie zusammen.

Bevor ihr sagt “das ist ein Glücksfall, passiert normalerweise nicht” würde ich widersprechen. Bei uns ist es auch nicht nur einfach so passiert, wir haben (ungefähr 6 Monate) daran gearbeitet, und tun es weiterhin kontinuierlich. Der Clou, der Schlüssel zu dieser Organisation ist nämlich eine offene Feedback-Kultur.

Was soll das heißen, wie haben wir das bei uns erreicht?

  • Wir haben gelernt, Feedback zu geben und zu nehmen – ja, das ist nicht so einfach. Das sind die Regeln
    • Alle Aussagen sind Subjektiv: “Gestern als ich Review gemacht habe, habe ich das und das gesehen. Das finde ich aus folgenden Gründen nicht gut genug/gefährlich. Ich könnte mir vorstellen, dass so oder so es uns schneller zum Ziel bringen könnte.” Ihr merkt: niemals DU sagen, alles in Ich-Form, ohne vorgefertigten Meinungen oder Annahmen.
    • Alle Aussagen mit konkreten Beispielen. Aussagen mit “ich glaube, habe das Gefühl, etc.” sind Meinungen und keine Tatsachen. Man muss ein Beispiel finden sonst ist das Feedback nicht “zulässig”
    • Das Feedback wird immer konstruktiv formuliert. Es hilft nicht zu sagen, was schlecht ist, es ist viel wichtiger zu sagen woran man arbeiten sollte: “Ich weiß aus eigener Erfahrung, dass Pair-Programming in solchen Fällen sehr hilfreich ist” z.B.
    • Derjenige, die Feedback bekommt, muss es anhören ohne sich zu recht fertigen. Sie muss sich selber entscheiden, was sie mit dem Feedback macht. Jeder, der sich verbessern möchte, wird versuchen, dieses Feedback zu Herzen zu nehmen und an sich zu arbeiten. Das muss man nicht vorschreiben!
  • One-and-Ones: das sind Feedback-Runden zwischen 2 Personen in einem Team, am Anfang mit Scrum Master, solange die Leute sich an die Formulierung gewöhnt haben (wir haben am Anfang die ganze Idee ausgelacht) und später dann nur noch die Paare. Jedes mal nur in eine Richtung (nur der eine bekommt Feedback) und z.B. eine Woche später in die andere Richtung. Das Ergebnis ist, das wir inzwischen keine Termine mehr haben, wir machen das automatisch, jedes Mal, wenn etwas zu “Feedbacken” ist.
  • Team-Feedback: ist die letzte Stufe, läuft nach den gleichen regeln. Wird nicht nur zwischen Teams sondern auch zwischen Gruppen/Gilden gehalten, wie POs oder Architektur-Owner.

Das war’s. Ich habe seit über einem Jahr nicht mehr Sätze gehört, wie “die Teppen von dem anderen Team waren, die alles verbockt haben” oder “Die kriegen es ja sowieso nicht hin” oder “Was kümmert es mich, sie haben ja den Fehler eingecheckt” Und diese Arbeitsatmosphäre verleiht Flügel! (sorry für die copy-right-Verletzung 😉 )

10 Jahre Open Space – meine Retrospektive

Workshop-Tag:

Seit ein paar Jahren gibt es die Möglichkeit, den Open Space um ein Tag Workshop zu erweitern – wenn einem die zwei Tage Nerdtalk nicht reichen  😉

Ich habe mich diesmal für Tensorflow: Programming Neural Networks mit Sören Stelzer entschieden – und es war großartig. Obwohl ein sehr schwieriges Thema (das Wort Voodoo ist öfter gefallen), ich weiß jetzt genug über Machine Learning und Neuronale Netze, um mit dem Thema gut starten zu können. Ich formuliere es mal so: ich weiß jetzt, was ich weiß und vor allem, was ich nicht weiß und wie wir weiter machen müssen. Und mehr kann man von einem Workshop nicht erwarten. Zusätzlich finde ich, dass Sören eine sehr große Bereicherung für unsere Community ist, die sich genauso weiterentwickeln muss, wie die IT-Welt da draußen. Vielen Dank für dein Engagement!

Eigentlich ein fetten Dank an alle Trainer, die sich bei Community-Events engagieren!!

Erkenntnisse der nächsten 48 Stunden – geclustert:

Agile datengetriebene Entwicklung – war meine eigene Session (das heißt, ich habe das Thema vorgeschlagen, war Themen-Owner aber das war’s dann auch mit den Pflichten).

Ich wollte Tipps und Ideen dazu hören, wie man seine Arbeit nach scrum organisieren kann wenn man Themen beackert, wie Reporting, wo die Features auf große Menge Daten basieren. Es ist eine Sache, ein Testsetup für 2 möglichen Situationen zu schreiben und es ist eine ganz andere, die vielfalt der Situationen in Reporting zu beschreiben.

Take-aways:

  • wir werden damit leben müssen, dass unsere Features, Tests, Erwartungen eventual consistent sind  😀 Wichtig ist, dass wir Annahmen treffen, die wir für den Anfang als “die Wahrheit” betrachten.
  • User labs beauftragen.
  • Measurements weit vor ihre Auswertung einzubauen ist ok, bricht nicht mit dem Konzept “Jedes Feature muss Business Value haben” – auch wenn der echte Business Value erst in 2 Jahren auswertbar ist.
  • Aha-Effekt: In der Welt von Business Teams gibt es keine Fachabteilung. Ich bin in dem Reporting-Team ergo ich bin die Fachabteilung. (finde ich gut, häßliches Wort  😎 )

Stolperfallen mit React –

  • unser Internationalisierungskonzept ist richtig (Texte aufteilen nach Modulen/Bereiche/o.ä., ein common Bereich, alles via API in den State laden)
  • Package-Empfehlung: react-intl
  • das Thema so früh, wie möglich berücksichtigen, später kann es richtig weh tun.
  • DevTool-Empfehlung: https://github.com/crysislinux/chrome-react-perf um die Performance der einzelnen React-Componenten zu sehen.
  • (es)Linting Empfehlung um zirkuläre Referenzen zu vermeiden:  “import/no-internal-modules” (Danke @kjiellski)

Wann kann Scrum funktionieren –

  • wenn die Möglichkeit besteht, auf Feedback zu reagieren, sprich die Entwickler sind keine Resourcen sondern kreative Menschen.
  • das Team, in dem ich die Ehre habe, unser Produkt mitzugestallten, und @cleverbridge ist führend was agiles Arbeiten betrifft.

Menschen –

  • man kann bei Trinkspielen mitmachen, ohne zu trinken
  • nachts träumen, dass der Partner einen enttäuscht hat und danach den ganzen Tag sauer auf ihn sein, ist eine Frauen-Sache (bestätigt von @AHirschmueller und @timur_zanagar) 😀

Nachtrag: fast vergessen, dass

  • wir dank @agross eine super wertvolle Session über dotfiles hatten
  • DDD wird gerade durch Zertifizierung kaputt gemacht, Serverless durch Hype
  • mit der Session von @a_mirmohammadi über/zu den Anonymen Abnehmer ist der @devopenspace eindeutig in die Kategorie “es gibt nichts, was nicht geht” angekommen